Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali “Whistleblowing”

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di

seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023, GR VALUE Spa (di seguito Titolare) fornisce, qui di seguito,

l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni,

disciplinate dalla “procedura Whistleblowing”, che si applica a GR VALUE Spa e alle Società del Gruppo.

1) Categorie di dati personali

a) Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non

anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come

definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome,

cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo

postale/e-mail).

b) Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

2) Finalità del trattamento e relativa base giuridica:

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;

b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;

c) difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

- per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del

trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente

o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art.

6, par. 1, lett. a) del GDPR);

- per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del

trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra, il loro mancato, parziale

o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

3) Conservazione dei dati personali

GR VALUE Spa conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo

necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di

comunicazione dell’esito finale della Segnalazione all’Organismo di Vigilanza previsto dal Decreto legislativo 231/2001.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono

raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

4) Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e

telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e

la riservatezza.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante,

delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e

della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5) Titolare e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali è GR Value Spa, con sede in Corso Venezia n. 37 -  20121 Milano.

Il Titolare ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n.

231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, che è anche l’owner del processo di gestione delle

segnalazioni disciplinato dalla Procedura Whistleblowing, con sede presso la sede legale della Società, i cui

membri sono stati nominati persone autorizzate al trattamento dei dati personali e che hanno ricevuto, al

riguardo, adeguate istruzioni operative.

6) Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

Alcuni trattamenti dei dati personali possono essere effettuati dalle Società del Gruppo, inoltre, alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali GR VALUE Spa affida talune attività

(o parte di esse); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)

b. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale,

c. Società di Revisione/auditing

e. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

7) Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati

che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto

di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il

diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al

trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: grvalue@segnalazioni.net

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione,

per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2 - Undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e

concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.